Wie erstelle ich als Kleinunternehmer eine Rechnung ohne Umsatzsteuer?

1. Rechtsgrundlage – Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG

Als Kleinunternehmer gelten Sie, wenn Ihr Jahresumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22 000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 50 000 € nicht übersteigt. In diesem Fall können Sie auf die Erhebung der Umsatzsteuer verzichten. Wichtig: Sie müssen die Kleinunternehmerregelung aktiv beim Finanzamt anmelden und dürfen in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen.

2. Pflichtangaben einer Rechnung für Kleinunternehmer

Auch ohne Umsatzsteuer gelten die allgemeinen Rechnungsanforderungen nach §14 Abs. 4 Nr. 1‑9 UStG. Die folgenden Angaben müssen zwingend enthalten sein:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Sie)
• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Kunde)
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Eindeutige Rechnungsnummer (fortlaufend, ohne Lücken)
• Leistungsbeschreibung (Art, Menge, Zeitraum)
• Entgelt (Nettobetrag) für die Leistung
• Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung („Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“)

3. Was Sie nicht angeben dürfen

Vermeiden Sie folgende Formulierungen, da sie den Eindruck erwecken könnten, dass Umsatzsteuer anfällt:

• „zzgl. MwSt.“ oder „+19 % MwSt.“
• Ein Feld für „USt‑Betrag“ leer lassen – das kann missverstanden werden.

Stattdessen setzen Sie den Hinweis zur Kleinunternehmerregelung an einer gut sichtbaren Stelle, zum Beispiel unterhalb des Betrags.

4. Praktisches Beispiel – Musterrechnung

Dieses Beispiel erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben und ist gleichzeitig übersichtlich für den Kunden.

5. Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung zum Erstellen Ihrer Rechnung

1. Prüfen Sie die Kleinunternehmerregelung: Stellen Sie sicher, dass Sie beim Finanzamt als Kleinunternehmer gemeldet sind.
2. Erfassen Sie die Kundendaten: Name, Adresse und ggf. Kundennummer.
3. Bestimmen Sie die Rechnungsnummer: Nutzen Sie ein fortlaufendes System (z. B. Jahr‑laufende Nummer).
4. Beschreiben Sie die Leistung: Geben Sie Art, Menge und Zeitraum exakt an.
5. Berechnen Sie das Entgelt: Netto‑Betrag ohne MwSt.
6. Fügen Sie den Hinweis zur Kleinunternehmerregelung ein: Formulierung wie oben empfohlen.
7. Erstellen Sie das Dokument: Nutzen Sie den Kleinunternehmer‑Rechnungs‑Generator, füllen Sie die Felder aus und lassen Sie sich die druckfertige PDF‑Vorlage generieren.
8. Versenden Sie die Rechnung: Per E‑Mail als PDF oder als Ausdruck per Post.

6. Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich die Umsatzsteuer‑ID angeben?

Nur, wenn Sie eine solche besitzen. Als Kleinunternehmer ist die Angabe nicht zwingend, aber Sie können sie freiwillig angeben.

Wie gehe ich mit Rechnungen an Kunden aus dem EU‑Ausland um?

Bei Leistungen an Unternehmen im EU‑Ausland gelten die Regelungen für innergemeinschaftliche Lieferungen. Für Kleinunternehmer bleibt die Umsatzsteuerbefreiung bestehen, jedoch sollten Sie die USt‑ID des Kunden prüfen und ggf. einen Hinweis auf die Reverse‑Charge‑Regelung aufnehmen.

Kann ich später zur Regelbesteuerung wechseln?

Ja. Sie können zum Beginn eines Kalenderjahres zur Regelbesteuerung optieren. Dann müssen Sie ab diesem Zeitpunkt Umsatzsteuer ausweisen und abführen.