Wie erstelle ich eine XRechnung für Handwerkerleistungen?

1. Warum eine XRechnung für Handwerkerleistungen?

Seit 2025 (bzw. 2027 für kleinere Unternehmen) besteht in Deutschland die Pflicht, elektronische Rechnungen im XRechnung‑ oder FACTUR‑X‑Format an öffentliche Auftraggeber zu senden. Auch private Auftraggeber erwarten zunehmend digitale Rechnungen, weil sie leichter archivier‑ und prüfbar sind. Für Handwerker bedeutet das: Sie müssen neben den üblichen Angaben (Leistung, Preis, MwSt.) die Daten in einem strukturierten XML‑Format bereitstellen.

2. Grundlegende Pflichtfelder einer XRechnung

Eine XRechnung besteht aus mehreren Segementen. Für Handwerkerleistungen sind insbesondere folgende Felder relevant:

• Header: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferdatum (Leistungsdatum)
• Seller (Absender): Name, Adresse, USt‑ID
• Buyer (Empfänger): Name, Adresse, ggf. USt‑ID
• InvoiceLine: Positionen (Leistungsbeschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, MwSt‑Satz)
• TaxTotal: Gesamtsumme der Mehrwertsteuer
• LegalMonetaryTotal: Bruttobetrag (Netto + MwSt)

3. Besonderheiten bei Handwerkerleistungen

Handwerker arbeiten häufig mit Stück‑, Zeit‑ oder Flächenangaben. Die XRechnung verlangt klare Einheiten:

• Stück (ST)
• Stunde (H)
• Quadratmeter (M2)

Außerdem gibt es in Deutschland für bestimmte Renovierungs‑ und Modernisierungsarbeiten einen ermäßigten MwSt‑Satz von 7 %. Prüfen Sie, ob Ihre Leistung darunter fällt (z. B. Reparaturarbeiten am Gebäude). Für reine Handwerksleistungen wie Montage oder Installation gilt der reguläre Satz von 19 %.

4. Praktisches Beispiel 1 – Malerarbeiten nach Quadratmeter

Ein Maler streicht eine Wand von 30 m². Der Preis pro Quadratmeter beträgt 12,00 € netto. Der MwSt‑Satz ist 19 %.

Die XML‑Einträge für diese Position sehen folgendermaßen aus (gekürzt):

<InvoiceLine>
    <ID>1</ID>
    <InvoicedQuantity unitCode="M2">30</InvoicedQuantity>
    <Price>
        <PriceAmount currencyID="EUR">12.00</PriceAmount>
    </Price>
    <TaxCategory>
        <Percent>19</Percent>
    </TaxCategory>
    <LineExtensionAmount currencyID="EUR">360.00</LineExtensionAmount>
</InvoiceLine>
    

5. Praktisches Beispiel 2 – Elektriker nach Stunden

Ein Elektriker arbeitet 8 Stunden zu einem Stundensatz von 55,00 € netto. Für diese Leistung gilt der ermäßigte MwSt‑Satz von 7 % (z. B. bei energetischer Sanierung).

XML‑Snippet für diese Zeile:

<InvoiceLine>
    <ID>2</ID>
    <InvoicedQuantity unitCode="H">8</InvoicedQuantity>
    <Price>
        <PriceAmount currencyID="EUR">55.00</PriceAmount>
    </Price>
    <TaxCategory>
        <Percent>7</Percent>
    </TaxCategory>
    <LineExtensionAmount currencyID="EUR">440.00</LineExtensionAmount>
</InvoiceLine>
    

6. Schritt‑für‑Schritt‑Erstellung mit dem kostenlosen Generator

1. Öffnen Sie den E‑Rechnungs‑Generator.
2. Geben Sie Ihre Firmendaten (Absender) ein.
3. Tragen Sie die Kundendaten (Empfänger) ein.
4. Erstellen Sie für jede Leistung eine Position:
   • Beschreibung (z. B. „Streichen Wand“)
   • Menge und Einheit (z. B. „30 M2“)
   • Einzelpreis netto
   • Mehrwertsteuersatz (7 % oder 19 %)
5. Der Generator berechnet automatisch Netto, MwSt und Bruttobetrag und erzeugt die XML‑Datei im XRechnung‑Format.
6. Laden Sie die Datei herunter und senden Sie sie per E‑Mail oder über das Kundenportal Ihres Auftraggebers.

7. Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

• Falsche Einheit: Achten Sie darauf, dass Quadratmeter mit „M2“ und Stunden mit „H“ gekennzeichnet werden.
• Mehrwertsteuersatz vergessen: Prüfen Sie bei jeder Position, ob 7 % oder 19 % gelten.
• Rundungsdifferenzen: Die XRechnung verlangt Beträge mit zwei Dezimalstellen. Der Generator rundet automatisch korrekt.
• Fehlende Rechnungsnummer: Jede Rechnung muss eindeutig nummeriert sein – das Feld darf nicht leer bleiben.

8. Fazit

Die Erstellung einer XRechnung für Handwerkerleistungen ist mit den richtigen Angaben und einem strukturierten Vorgehen kein Problem. Nutzen Sie unseren kostenlosen E‑Rechnungs‑Generator, um die XML‑Datei automatisch zu erzeugen und Fehler zu vermeiden. So erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben und können gleichzeitig Ihren Kunden professionelle, digitale Rechnungen anbieten.